Werkzoekend Directiesecretaresse Karin

Werkzoekend Directiesecretaresse   Karin

Education

Education
1992

ISW Opleidingen

HBO
1986

INTAS

MBO/MDGO
1984

MAVO

MAVO

Work History

Work History
Mar 2011 - Present

Directiesecretaresse / directie assistente / personal assistant / ...

Werkzoekend

Op zoek naar een nieuwe baan; in voor een nieuwe uitdaging.Per direct beschikbaar,  fulltime inzetbaar (eventueel parttime), nationaal opererend bedrijf (nationale werkomgeving), tijdelijk (bepaalde tijd), vast (onbepaalde tijd), 40 uur (minimaal 20 uur).Geen freelance, geen zzp.

Apr 2009 - Mar 2011

Mantelzorger

Time-out wegens mantelzorg

Time-out wegens mantelzorg.

Verlenen van vrijwillige, onbetaalde en informele zorg aan ouder. 

Jan 2009 - Apr 2009

Directiesecretaresse P&O

Ballast Nedam

Ontvangen, verspreiden, verwerken post. Beoordelen, screenen inkomende mail, aangeven prioriteiten dan wel afhandelen. Bewerken in concept geschreven brieven of teksten. Agendabeheer, organiseren, regelen, noteren afspraken met interne/externe contacten. Organiseren vergaderingen. Opstellen, bijhouden vergaderagenda, samenstellen vergaderstukken, rondsturen. Verslagen maken, verspreiden. Zelfstandige correspondentie per mail. Opzoeken, opbergen stukken of brieven, onderhouden archief. Beheren relatiebestand. Onderhouden interne/externe contacten, belanghebbenden voorzien van informatie. Ontvangen bezoekers. Voorbereiden presentaties volgens instructies. Hanteren vertrouwelijke informatie, beheren personeelsgegevens.

Jan 2008 - Jan 2009

Personal assistant / bureaumanager

NLCW

Regelen, organiseren alle voorkomende taken, verdelen werkzaamheden, controleren uitvoering ervan. Coördineren, structureren informatiestromen. Organiseren bijeenkomsten, regelen data, reserveren locaties. Verzamelen informatie, verwerken gegevens, verzorgen distributie. Adviseren over administratieve procedures, beleid, presentatie onderneming. Verantwoordelijk voor office management. Onderhouden contacten. Bewaken afhandeling acties, betrokkenen attenderen. Bewaken informatievoorziening en dienstverlening. Organiseren, regelen en noteren afspraken. Overleggen over geschikte data, alternatieven zoeken. Informeren externe relaties. Zelfstandig uitgaande correspondentie opstellen. Toezien afhandeling correspondentie, bemiddeling klachten- en/of geschillen. (Her)structureren en onderhouden leden- en partneradministratie. Opstellen, redigeren, distribueren nieuwsbrief en regelen mailings. Beheren, redigeren, onderhouden website.

Nov 2005 - Jan 2008

Directiesecretaresse SAP Solutions

Getronics PinkRoccade

Beoordelen, screenen inkomende post/mail, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/medewerkers. Organiseren, regelen, noteren afspraken. Overleggen over geschikte data. Alternatieven zoeken op eigen initiatief. Zelfstandig opstellen correspondentie of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Verzamelen informatie, verwerken gegevens. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen, besluitenlijsten. Beheren, bewaken afspraken, actiepunten. Beheren, redigeren, onderhouden SharePoint site. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen/relaties. Aansturen, begeleiden, coördineren, delegeren, controleren werkzaamheden drietal secretaresses (te Amersfoort, Beek/Heerlen en Den Bosch). Regelen lunches/diners, bijeenkomsten, hotelaccommodatie, onkostendeclaraties. Tevens 1-2 dagen per week waarnemend secretaresse Directeur sector Industrie.

Jul 2001 - Nov 2005

Directiesecretaresse Logistiek & Distributie (Fulfilment)

Yves Rocher Nederland

Beoordelen inkomende post/mail, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Verwerken, bewerken maandrapportages. Onderhouden afwezigheids- en urenregistratie. Onderhouden leasecontracten. Opstellen correspondentie, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Beheren en bewaken afspraken. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen en externe relaties. Begeleiden stagiaires. Regelen reizen (tickets, accommodatie, vervoer).

Feb 1998 - Jul 1999

Directiesecretaresse, secretaresse HP&O

Diverse werkgevers (via uitzendbureau)

Directiesecretaresse Indirect Sales bij Libertel Verkoop & Services te Amersfoort:Algemene secretariële ondersteuning (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, coördineren).

Directiesecretaresse bij European Estate Publishers te Soest:Algemene secretariële ondersteuning ten behoeve van directeur uitgeverij, hoofdredacteur en financieel directeur (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, coördineren). Uitwerken, verwerken en bewerken financiële stukken.

Directiesecretaresse bij Moret Ernst & Young te Utrecht:Algemene secretariële ondersteuning (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, controleren facturen).

Directiesecretaresse bij Onderzoeksbureau NZi te Utrecht:Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, voorbereiden presentaties volgens instructies).

Secretaresse HP&O bij AKN (AVRO, KRO en NCRV) te Hilversum:Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren). Opstellen, uitwerken aanstellingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, op basis van summiere aanwijzingen. Verzamelen, ordenen, archiveren en beheren personeelszaken archief. Hanteren vertrouwelijke informatie.

Directiesecretaresse Bedrijfsvoering bij Theo Pouw te Utrecht:Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren).

May 1997 - Feb 1998

Directiesecretaresse

Defensie - Koninklijke Luchtmacht - DOP

Beoordelen inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Opstellen, uitwerken, bewerken correspondentie en andere stukken, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen, rekening houdend met huisstijl en geldende voorschriften. Coördineren, organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Samenstellen vergadermappen ten behoeve van directeur en plaatsvervangend directeur. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Verzamelen, ordenen, beheren, actueel houden en schonen directie archief. Onderhouden contacten interne/externe directies, afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijke informatie. Begeleiden bezoekers. Regelen werk- en oriëntatiebezoeken, bijeenkomsten, dienstreizen en vervoersfaciliteiten.

Feb 1996 - May 1997

Directiesecretaresse

Yokogawa Nederland

Beoordelen, verspreiden inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne functionarissen. Onderhouden leasecontracten. Opstellen, uitwerken aanstellingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, op basis van summiere aanwijzingen. Opstellen correspondentie, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Onderhouden personeelszakenvertrouwelijk – en directie archief. Onderhouden contacten interne afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijk informatie. Ontvangen bezoekers. Regelen reizen (tickets, accommodatie), lunches/diners. Coördineren werkzaamheden van derden.

Feb 1995 - Feb 1996

Afdelingshoofd Medisch Secretariaat

Defensie - Centrale Organisatie - DSZM

Zorg dragen voor optimale bedrijfsvoering Producteenheid Medisch Secretariaat. Coördineren, bewaken uit te brengen medische adviezen Productgroep Sociaal Medisch Onderzoek. Leidinggeven aan tiental medewerk(st)ers (administratie, documentatie, automatisering, archivering). Onderhouden interne/externe contacten met betrekking tot sociaal-medische aangelegenheden op administratief gebied, in verband met planning, coördinatie en andere uitvoerende werkzaamheden. Beheren registraties, verstrekken gegevens uit registraties. In voorkomend geval verrichten werkzaamheden als secretaresse medisch secretariaat: verwerken, bewerken medische rapportages en adviezen. Regelende en algemene administratieve ondersteuning. Verrichten postbehandelings-, documentatie- en archieftaken. Tevens verrichten werkzaamheden als secretaresse Hoofd Productgroep Sociaal Medisch Onderzoek.

Jan 1988 - Feb 1995

Secretaresse Commandant

Defensie - Koninklijke Luchtmacht - DATIM

Beoordelen inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Onderhouden regelgeving en voorschriften (geheimhouding, privacy) met betrekking tot documentaire informatievoorziening. Verzamelen gegevens voor orders van incidentele, tijdelijke en blijvende aard. Opstellen en zorg dragen verstrekking. Aanwijzingen geven, opstellen richtlijnen en instructies. Opstellen, uitwerken, bewerken correspondentie en andere stukken, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen, rekening houdend met huisstijl en geldende voorschriften. Corrigeren ter ondertekening aangeboden correspondentie. Coördineren, organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, samenstellen vergadermappen. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Beheren, actueel houden en schonen personeelszakenvertrouwelijk en persoonlijk archief commandant. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijke informatie. Begeleiden bezoekers. Voorbereiden beëdigingen, met uitzondering van specifieke militaire werkzaamheden. Regelen werk- en oriëntatiebezoeken, bijeenkomsten, dienstreizen en vervoersfaciliteiten.

Jan 1987 - Jan 1988

Administratief medewerkster

Diverse werkgevers (via uitzendbureau)

Administratief medewerkster bij Defensie – Koninklijke Luchtmacht – DATIM te Soestduinen:Algemene administratieve ondersteuning afdeling Interne Controle. Doorgestroomd als secretaresse Commandant.

Administratief medewerkster bij Van Gend & Loos te Amersfoort:Invoeren administratieve gegevens ten behoeve van verzend- en factuurregistratie.

Administratief medewerkster bij Hippische Sportbond te Baarn:Algemene administratieve ondersteuning. Werkzaamheden ten behoeve van ledenregistratie. Invoeren wedstrijdgegevens.

Administratief medewerkster bij Gemeente Soest te Soest:Algemene administratieve ondersteuning afdeling Huisvesting. Herordenen en -inrichten woningzoekendenarchief.

Cursussen

SAP R3/HR – Human Resource secretariaat tool – certificaat – 2007

Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) – certificaat – 2006

SAP R3/SRM(A) – Supplier Relationship Management tool – workshop – 2006

Word 6.0 – certificaat – 1996

Nieuwe spelling – workshop – 1996

Stenografie Nederlands – diploma – 1992

Documentaire Informatievoorziening Module 1A – certificaat – 1991

Word Perfect 5.1 – certificaat – 1991

Bestandsverwerking Oce – certificaat – 1990

Automatische Rapportverwerking Oce – certificaat – 1990

Tekstverwerking Oce – certificaat – 1989

DBase III+ – certificaat – 1988

Display Write 4 – certificaat – 1988

PC/DOS – certificaat – 1988

Typen – diploma – 1978

Software

Ruime ervaring met MS Windows – 95 / 98 / XPRuime ervaring met MS Office – Word / Excel / PowerPoint / Outlook / Outlook ExpressRuime ervaring met MS SharePoint – SPS

Goede ervaring met SAP – HR / SRM(A)Enige ervaring met MS CRMGoede ervaring met CMS – riBase / rCMSRuime ervaring met Lotus Notes

Talen

Nederlands (moedertaal) – uitstekend  – woord en geschrift – √√√√Engels (*) – basis – woord en geschrift – √(*) Bereid tot bijscholing vreemde taal

Persoonlijkheid en competenties

Persoonlijkheid:Denker, doener, energiek, enthousiast, evenwichtig, gedreven, kordaat, leergierig, mondig, no-nonsense, nuchter, opgewekt, ordelijk, pragmatisch, positief ingesteld, representatief, spontaan, vlot en gevoel voor humor.

Competenties:Aansturend vermogen, accuraat, advies- en besluitvaardig, open en directe/to-the-point communicatievaardigheden, oog voor detail, discreet, doorzettingsvermogen, flexibel, initiatief, integer, prioriteiten stellen, proactief, resultaatgericht, verantwoordelijkheid dragen, gevoel voor verhoudingen en zelfstandig.

Over mij als directiesecretaresse

Als directiesecretaresse zorg ik ervoor dat achter de schermen alles op rolletjes loopt. Ik ben de steun en toeverlaat en verzorg de inhoudelijke ondersteuning van de directeur. Eventueel geef ik daarnaast leiding aan het (directie)secretariaat. Of neem ik als meewerkend 'voorman' een aantal complexere secretariële werkzaamheden voor mijn rekening. Ook stuur ik vaak anderen aan, uit naam van de directeur. Ik heb dan geen formele leidinggevende positie, maar zorg er wel voor dat het werk gebeurt en dat het goed gebeurt (werkverdeling, kwaliteit, procesbewaking). Alles wat nodig is voor een tip top ondersteuning wordt door mij georganiseerd en gestroomlijnd. Als steun en toeverlaat regel ik afspraken, plan ik mede het werk, verzorg ik correspondentie, onderhoud ik contacten met andere afdelingen en spar ik met de directeur over wat hem bezig houdt. Ik kan een strenge portier zijn die bepaalt wie wel en niet bij de directeur naar binnen mag. Omdat iedere directeur andere wensen heeft voor ondersteuning, kunnen mijn taken variëren. Met facilitaire taken, zoals koffie serveren, broodjes smeren, enzovoort, heb ik bijzonder weinig tot géén affiniteit. Ik werk direct voor de directeur. De werkrelatie is gebaseerd op vertrouwen. Wij vormen een sterk team en werken samen op basis van gelijkwaardigheid. Het is wel belangrijk dat hij ook mijn bijdrage ziet en me serieus neemt, ondanks het feit dat het mijn taak is hem te ondersteunen.

Directiesecretaresse zoekt zelfstandige functie met inhoud!

Gewenste functie:Directiesecretaresse, directie assistente, personal assistant, bureaumanager, officemanager

Doel:

Het zelfstandig verrichten van de secretariële werkzaamheden voor één persoon, organisatie of afdeling.Eventueel één of meerdere secretaressen aansturen, motiveren en (bege)leiden. Zie 'Over mij als directiesecretaresse'.Adviseren over secretariële aangelegenheden, gevraagd en op eigen initiatief.

Aanvullende informatie:Zie geheel onderaan curriculum vitae

Aanvullende informatie

Gewenst type bedrijf:Belangrijk is een gezonde, informele, open organisatie met een professionele werksfeer; bij voorkeur binnen een dynamische (mannen)omgeving en voornamelijk nationaal opererend bedrijf (nationale werkomgeving).

Gewenste functie:Een gevarieerde en boeiende 1:1 functie met verantwoordelijkheid, waarbinnen ik zelfstandig kan functioneren, in een inspirerende, motiverende en enthousiaste werkomgeving.

Plezier aspecten:Mijn ideale 'baas' betrekt mij bij relevante onderwerpen, laat mij de spin in het web zijn, is een prettige (sparring)partner om mee samen te werken én heeft gevoel voor humor.

Voorkeur regio:Soest, Baarn, Hilversum, Amersfoort, Den Dolder, Bilthoven, Zeist (en directe omgeving)

Reistijd:

Maximaal 30 minuten (per auto)

T.a.v. verdere locatie/standplaats:

Uitsluitend wanneer flexibele werktijden (i.c.m. thuiswerken) tot de mogelijkheden behoren, om fileleed te vermijden.

Gewenst dienstverband:• Onbepaalde tijd (vast);• Bepaalde tijd (tijdelijk);

• Geen freelance, geen zzp.

Gewenst aantal uren / dagen:• Voorkeur: 40 uren per week / 5 dagen per week;

• Minimaal: 20 uren per week / 5 dagen per week.

Opzegtermijn:Per direct beschikbaar