Download PDF

Ervaren directiesecretaresse zoekt zelfstandige functie met inhoud

Gewenste functie:

Directiesecretaresse, directie assistente (pa), directie assistente-officemanager, officemanager, ...

Doel:

Het zelfstandig verrichten van de secretariële werkzaamheden voor één persoon, meerdere personen, afdeling of organisatie.
Eventueel één of meerdere secretaresses aansturen, motiveren en (bege)leiden. Zie 'Over mij als directiesecretaresse'.
Adviseren over secretariële aangelegenheden, gevraagd en op eigen initiatief.

Aanvullende informatie:

Zie geheel onderaan curriculum vitae

Over mij als directiesecretaresse

Als directiesecretaresse zorg ik ervoor dat achter de schermen alles op rolletjes loopt. Ik ben de steun en toeverlaat en verzorg de inhoudelijke ondersteuning van de directeur.

Eventueel geef ik daarnaast leiding aan het (directie)secretariaat. Of neem ik als meewerkend 'voorman' een aantal complexere secretariële werkzaamheden voor mijn rekening. Ook stuur ik vaak anderen aan, uit naam van de directeur. Ik heb dan geen formele leidinggevende positie, maar zorg er wel voor dat het werk gebeurt en dat het goed gebeurt (werkverdeling, kwaliteit, procesbewaking). Alles wat nodig is voor een tip top ondersteuning wordt door mij georganiseerd en gestroomlijnd.

Als steun en toeverlaat regel ik afspraken, plan ik mede het werk, verzorg ik correspondentie, onderhoud ik contacten met andere afdelingen en spar ik met de directeur over wat hem bezig houdt. Ik kan een strenge portier zijn die bepaalt wie wel en niet bij de directeur naar binnen mag. Omdat iedere directeur andere wensen heeft voor ondersteuning, kunnen mijn taken variëren. Met taken zoals koffie serveren, broodjes smeren, enzovoort, heb ik weinig tot géén affiniteit.

Ik werk direct voor de directeur. De werkrelatie is gebaseerd op vertrouwen. Wij vormen een sterk team en werken samen op basis van gelijkwaardigheid. Het is wel belangrijk dat hij ook mijn bijdrage ziet en me serieus neemt, ondanks het feit dat het mijn taak is hem te ondersteunen.

Persoonlijkheid en competenties

Persoonlijkheid:

Denker/doener, energiek, enthousiast, evenwichtig, gedreven, kordaat, leergierig, mondig, no-nonsense, nuchter, opgewekt, ordelijk, pragmatisch, positief ingesteld, representatief, spontaan, vlot en gevoel voor humor.

Competenties:

Aansturend vermogen, accuraat, advies- en besluitvaardig, open en directe/to-the-point communicatievaardigheden, oog voor detail, discreet, doorzettingsvermogen, flexibel, initiatief, integer, prioriteiten stellen, proactief, resultaatgericht, verantwoordelijkheid dragen, gevoel voor verhoudingen en zelfstandig.

Opleiding

1992

HBO

ISW Opleidingen

Management assistente I

1986

MBO

MDGO De Horst

INTAS, inclusief stages

1984

MAVO

MAVO Soest

MAVO, exacte vakken

Cursussen

SAP R3/HR – Human Resource secretariaat tool – certificaat – februari 2007
Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) – certificaat – mei 2006
SAP R3/SRM(A) – Supplier Relationship Management tool – workshop – mei 2006
Word 6.0 – certificaat – juli 1996
Nieuwe spelling – workshop – juni 1996
Stenografie Nederlands – diploma – juli 1992
Documentaire Informatievoorziening Module 1A – certificaat  – juni 1991
Word Perfect 5.1 – certificaat – mei 1991
Bestandsverwerking Oce – certificaat  – maart 1990
Automatische Rapportverwerking Oce – certificaat  – februari 1990
Tekstverwerking Oce – certificaat  – november 1989
DBase III+ – certificaat  – mei 1988
Display Write 4 – certificaat  – februari 1988
PC/DOS – certificaat  – februari 1988
Typen – diploma – februari 1978

Talen

Nederlands – uitstekend (moedertaal – actieve kennis) - woord en geschrift –  ●●●
Engels – basis (passieve kennis) - woord en geschrift – ●○○○

Software

Ruime ervaring met Microsoft Windows
Ruime ervaring met Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint en Outlook
Ruime ervaring met Microsoft SharePoint – SPS
Goede ervaring met SAP R3 – HR en SRM(A)
Enige ervaring met Microsoft CRM
Goede ervaring met CMS
Ruime ervaring met Lotus Notes

Werkervaring

maart 2012heden

Directiesecretaresse

werkzoekend / herintredend (Soest en directe omgeving)

Als ervaren directiesecretaresse ben ik op zoek naar een nieuwe baan, een nieuwe kans en uitdaging.

Ruim 22 jaar ervaring, direct beschikbaar, fulltime inzetbaar (minimaal 24 uur – 40 uur per week), Nederlandstalige werkomgeving (voornamelijk nationaal opererend bedrijf).

april 2009maart 2012

Mantelzorger

privé

Time-out wegens mantelzorg.

Verlenen van vrijwillige, onbetaalde en informele zorg aan ouder.

januari 2009april 2009

Directiesecretaresse P&O

Ballast Nedam

Ontvangen, verspreiden, verwerken post. Beoordelen, screenen inkomende mail, aangeven prioriteiten dan wel afhandelen. Bewerken in concept geschreven brieven of teksten. Agendabeheer, organiseren, regelen, noteren afspraken met interne/externe contacten. Organiseren vergaderingen. Opstellen, bijhouden vergaderagenda, samenstellen vergaderstukken, rondsturen. Verslagen maken, verspreiden. Zelfstandige correspondentie per mail. Opzoeken, opbergen stukken of brieven, onderhouden archief. Beheren relatiebestand. Onderhouden interne/externe contacten, belanghebbenden voorzien van informatie. Ontvangen bezoekers. Voorbereiden presentaties volgens instructies. Hanteren vertrouwelijke informatie, beheren personeelsgegevens.

januari 2008januari 2009

Personal assistant / secretaresse

NLCW

Regelen, organiseren alle voorkomende taken, verdelen werkzaamheden, controleren uitvoering ervan. Coördineren, structureren informatiestromen. Organiseren bijeenkomsten, regelen data, reserveren locaties. Verzamelen informatie, verwerken gegevens, verzorgen distributie. Adviseren over administratieve procedures, beleid, presentatie onderneming. Verantwoordelijk voor office management. Onderhouden contacten. Bewaken afhandeling acties, betrokkenen attenderen. Bewaken informatievoorziening en dienstverlening. Organiseren, regelen en noteren afspraken. Overleggen over geschikte data, alternatieven zoeken. Informeren externe relaties. Zelfstandig uitgaande correspondentie opstellen. Toezien afhandeling correspondentie, bemiddeling klachten- en/of geschillen. (Her)structureren en onderhouden leden- en partneradministratie. Opstellen, redigeren, distribueren nieuwsbrief en regelen mailings. Beheren, redigeren, onderhouden website.

november 2005januari 2008

Directiesecretaresse SAP Solutions

Getronics PinkRoccade

Beoordelen, screenen inkomende post/mail, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/medewerkers. Organiseren, regelen, noteren afspraken. Overleggen over geschikte data. Alternatieven zoeken op eigen initiatief. Zelfstandig opstellen correspondentie of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Verzamelen informatie, verwerken gegevens. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen, besluitenlijsten. Beheren, bewaken afspraken, actiepunten. Beheren, redigeren, onderhouden SharePoint site. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen/relaties. Aansturen, begeleiden, coördineren, delegeren, controleren werkzaamheden drietal secretaresses (te Amersfoort, Beek/Heerlen en Den Bosch). Regelen lunches/diners, bijeenkomsten, hotelaccommodatie, onkostendeclaraties. Tevens 1-2 dagen per week waarnemend secretaresse Directeur sector Industrie.

juli 2001november 2005

Directiesecretaresse Logistiek & Distributie

Yves Rocher Nederland

Beoordelen inkomende post/mail, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Verwerken, bewerken maandrapportages. Onderhouden afwezigheids- en urenregistratie. Onderhouden leasecontracten. Opstellen correspondentie, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Beheren en bewaken afspraken. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen en externe relaties. Begeleiden stagiaires. Regelen reizen (tickets, accommodatie, vervoer).

februari 1998juli 2001

Directiesecretaresse, secretaresse HP&O

Diverse werkgevers (via uitzendbureau)

Directiesecretaresse Indirect Sales bij Libertel Verkoop & Services
Algemene secretariële ondersteuning (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, coördineren).

Directiesecretaresse bij European Estate Publishers
Algemene secretariële ondersteuning ten behoeve van directeur uitgeverij, hoofdredacteur en financieel directeur (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, coördineren). Uitwerken, verwerken en bewerken financiële stukken.

Directiesecretaresse bij Moret Ernst & Young
Algemene secretariële ondersteuning (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, controleren facturen).

Directiesecretaresse bij Onderzoeksbureau NZi
Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, voorbereiden presentaties volgens instructies).

Secretaresse HP&O bij AKN (AVRO, KRO en NCRV)
Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren). Opstellen, uitwerken aanstellingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, op basis van summiere aanwijzingen. Verzamelen, ordenen, archiveren en beheren personeelszaken archief. Hanteren vertrouwelijke informatie.

Directiesecretaresse Bedrijfsvoering bij Theo Pouw
Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren).

mei 1997februari 1998

Directiesecretaresse

Defensie – Koninklijke Luchtmacht – DOP

Beoordelen inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Opstellen, uitwerken, bewerken correspondentie en andere stukken, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen, rekening houdend met huisstijl en geldende voorschriften. Coördineren, organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Samenstellen vergadermappen ten behoeve van directeur en plaatsvervangend directeur. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Verzamelen, ordenen, beheren, actueel houden en schonen directie archief. Onderhouden contacten interne/externe directies, afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijke informatie. Begeleiden bezoekers. Regelen werk- en oriëntatiebezoeken, bijeenkomsten, dienstreizen en vervoersfaciliteiten.

februari 1996mei 1997

Directiesecretaresse

Yokogawa Nederland

Beoordelen, verspreiden inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne functionarissen. Onderhouden leasecontracten. Opstellen, uitwerken aanstellingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, op basis van summiere aanwijzingen. Opstellen correspondentie, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Onderhouden personeelszakenvertrouwelijk – en directie archief. Onderhouden contacten interne afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijk informatie. Ontvangen bezoekers. Regelen reizen (tickets, accommodatie), lunches/diners. Coördineren werkzaamheden van derden.

februari 1995februari 1996

Afdelingshoofd medisch secretariaat

Defensie – Centrale Organisatie – DSZM

Zorg dragen voor optimale bedrijfsvoering Producteenheid Medisch Secretariaat. Coördineren, bewaken uit te brengen medische adviezen Productgroep Sociaal Medisch Onderzoek. Leidinggeven aan tiental medewerk(st)ers (administratie, documentatie, automatisering, archivering). Onderhouden interne/externe contacten met betrekking tot sociaal-medische aangelegenheden op administratief gebied, in verband met planning, coördinatie en andere uitvoerende werkzaamheden. Beheren registraties, verstrekken gegevens uit registraties. In voorkomend geval verrichten werkzaamheden als secretaresse medisch secretariaat: verwerken, bewerken medische rapportages en adviezen. Regelende en algemene administratieve ondersteuning. Verrichten postbehandelings-, documentatie- en archieftaken. Tevens verrichten werkzaamheden als secretaresse Hoofd Productgroep Sociaal Medisch Onderzoek.

januari 1988februari 1995

Secretaresse Commandant

Defensie – Koninklijke Luchtmacht – DATIM

Beoordelen inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Onderhouden regelgeving en voorschriften (geheimhouding, privacy) met betrekking tot documentaire informatievoorziening. Verzamelen gegevens voor orders van incidentele, tijdelijke en blijvende aard. Opstellen en zorg dragen verstrekking. Aanwijzingen geven, opstellen richtlijnen en instructies. Opstellen, uitwerken, bewerken correspondentie en andere stukken, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen, rekening houdend met huisstijl en geldende voorschriften. Corrigeren ter ondertekening aangeboden correspondentie. Coördineren, organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, samenstellen vergadermappen. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Beheren, actueel houden en schonen personeelszakenvertrouwelijk en persoonlijk archief commandant. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijke informatie. Begeleiden bezoekers. Voorbereiden beëdigingen, met uitzondering van specifieke militaire werkzaamheden. Regelen werk- en oriëntatiebezoeken, bijeenkomsten, dienstreizen en vervoersfaciliteiten.

januari 1987januari 1988

Administratief medewerkster

Diverse werkgevers (via uitzendbureau)

Administratief medewerkster bij Defensie – Koninklijke Luchtmacht – DATIM
Algemene administratieve ondersteuning afdeling Interne Controle. Doorgestroomd als secretaresse Commandant.

Administratief medewerkster bij Van Gend & Loos
Invoeren administratieve gegevens ten behoeve van verzend- en factuurregistratie.

Administratief medewerkster bij Hippische Sportbond
Algemene administratieve ondersteuning. Werkzaamheden ten behoeve van ledenregistratie. Invoeren wedstrijdgegevens.

Administratief medewerkster bij Gemeente Soest
Algemene administratieve ondersteuning afdeling Huisvesting. Herordenen en -inrichten woningzoekendenarchief.

Aanvullende informatie

Gewenst type bedrijf:

Belangrijk is een gezonde, informele, open organisatie met een professionele werksfeer; bij voorkeur binnen een dynamische (mannen)omgeving en voornamelijk nationaal opererend bedrijf (Nederlandstalige werkomgeving).

Gewenste functie:

Een gevarieerde en boeiende functie met verantwoordelijkheid, waarbinnen ik zelfstandig kan functioneren, in een inspirerende, motiverende en enthousiaste werkomgeving.

Plezier aspecten:

Mijn ideale 'baas' betrekt mij bij relevante onderwerpen, laat mij de spin in het web zijn, is een prettige (sparring)partner om mee samen te werken én heeft gevoel voor humor.

Voorkeur regio:

Soest, Hilversum, Amersfoort (en directe omgeving)

Reistijd:

Maximaal 30 minuten (per auto)

T.a.v. verdere locatie / standplaats:

Uitsluitend wanneer flexibele werktijden (i.c.m. thuiswerken) tot de mogelijkheden behoren, om fileleed te vermijden.

Gewenst dienstverband:

• Vast (onbepaalde tijd);

• Tijdelijk (bepaalde tijd);

• Geen freelance, geen zzp.

Gewenst aantal uren / dagen:

• Voorkeur: 40 uur per week / 5 dagen per week;

• Minimaal: 24 uur per week / 3 dagen per week.

Opzegtermijn:

Per direct beschikbaar