Christine Merlette

  • La Rochelle 17

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Résumé

Je gère le secrétariat classique, la facturation, l'interface avec la paye, la gestion des affaires et le suivi commercial. Je suis discrète, autonome, rigoureuse, méthodique avec l'esprit d'initiative

Expériences professionnelles

Expériences professionnelles
jan. 2009 - mar. 2015

Assistante de Gestion

ASSYSTEM - T.F.S.I

Elaboration des factures de Ventes en conformité avec la commande, établissement mensuel de la liste des factures à établir, liste des provisions pour charges,

Recouvrement des créances clients,

Suivi, validation et comptabilisation des feuilles d'heures et des notes de frais nécessaires à la facturation et aux paiements des indemnités journalières et des avances sur mission,

Assurer l’interface avec la paie, vérifier la conformité des bulletins de paye avec le contrat de travail,

Elaboration de reportings, consolidation clients, circularisation annuelle.

Suivi et approvisionnement des comptes bancaires en liaison avec les différentes banques,

Rapprochement des comptes

jan. 2003 - déc. 2008

Assistante Affaires

ASSYSTEM - T.F.SI

Gestion des dossiers clients : préparation des devis et des offres commerciales

Suivi des demandes et prolongation des contrats de travail, participation à la recherche de candidat,

Planification et transmission au Personnel des convocations aux visites médicales,

Constitution des dossiers de visa et agréments, demande des autorisations de déplacements

Commande des billets d’avion et réservations d’hôtel ou de véhicules, validation des factures,

Documentation de la base logistique pays et recherche des éléments nécessaires à la préparation des devis,

Préparation des ordres de mission et suivi du planning des missions,

Réception et enregistrement des commandes, vérification de leur conformité avec la proposition,

Suivi du carnet de commandes (Cohérence, dépassement…), des marges sur affaires

Participation aux réunions de suivi d’affaires.

jan. 1997 - déc. 2002

Assistante du Directeur Général

ASSYSTEM - T.F.S.I

Mise en place d’une politique des déplacements professionnels,

Mise en place du personnel sur les chantiers : contact avec le client, suivi des missions,

Contribution à la réalisation des objectifs de Trésorerie par une préparation des dossiers, une facturation rapide et une relance clients pour une obtention des paiements dans les délais impartis.

Responsable d’une étudiante préparant un Contrat de Qualification en BTS d’Assistante de Direction,

Gestion de 260 Ingénieurs et Techniciens sur site (suivi des données individuelles, entrées / sorties, préparation des dossiers d’embauches, statistiques,…)

Gestion : suivi et enregistrement des notifications de commandes, facturation, règlement fournisseurs,

Suivi et rédaction des offres commerciales,

Frappe et mise en forme des documents de l’ensemble de la structure,

Tenue des agendas, suivi des congés, accueil téléphonique, gestion des fournitures, affranchissement du courrier.

jan. 1996 - déc. 1996

Secrétaire Commerciale

THALES

Mise en forme des réponses à appel d’offres et à candidature,

Lecture des indicateurs commerciaux,

Suivi des obligations commerciales : plan de charge, reporting,

Suivi des plaquettes commerciales, des références clients.

jan. 1992 - déc. 1995

Secrétaire Comptable

THALES

Suivi et approvisionnement des comptes bancaires en liaison avec les différentes banques,

Saisie des encaissements, rapprochement des comptes,

Saisie des notes de frais,

Facturation, relance des impayés auprès des clients,

Consolidation clients, circularisation annuelle.

jan. 1990 - déc. 1991

Secrétaire Commerciale

THALES

Responsabilité de l’organisation et la direction d’un secrétariat de 2 personnes,

Assister 2 directeurs opérationnels,

Tenue des agendas, organisation de réunion, mise en place du système de classement,

Suivi des dossiers et contacts clients.

jan. 1987 - déc. 1989

Chargée des Missions CNES

THALES

Préparation des contingents de passagers en mission vers la Guyane (réservation de places) ,

Suivi des bons de commande pour l’émission des billets,

Contrôle des factures avec les différents tarifs et les bulletins individuels de transport,

Liaison avec tous les clients ARIANE (SEP, AEROSPATIALE, ARIANESPACE)

Contacts permanents avec Air France.

jan. 1986 - déc. 1986

Hôtesse - Secrétaire - Standardiste - Télexiste bilingue

THALES

Accueil des visiteurs étrangers,

Standard, télex

Préparation des plaquettes commerciales,

Travaux administratifs.

jan. 1985 - déc. 1985

Employée Comptable

THALES

Passation d’ordre de virement bancaire,

Vérification et enregistrement des factures.

sept. 1984 - déc. 1984

Employée Voyages

THALES

Prise de commandes et réservation de billets d’avion, de train, de chambres d'hôtel

Suivi des voyages.

Conseil de voyages aux experts

Contacts avec les agences,

Vérification des factures.

 

Formation

Formation
2007

Formation Accueil et notions de secourisme

1998

Formation Logiciel IGOP : Khronos, Iris

1986

BTS de Tourisme - Option secrétariat, gestion et comptabilité

1984

Baccalauréat A

1981

Brevet des Collèges

Langues

Anglais : écrit, parlé, lu

Espagnol : moyen

Compétences

Internet, Outlook, Word, Excel, Power Point, Access, Sharepoint

Logiciels comptables : IGOP (IRIS, KHRONOS)

Loisirs

Cours de cuisine, lecture, compétitions de Scrabble, volontaire durant les manifestations sportives internationales.